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采购与供应中的合同与关系管理_文件管理和变更控制

来源: 互联网 发布时间: 2019-09-24 11:43
文件管理和变更控制

       4.7合同关系 会随着商业环境的变化而演化,合同关系也必须对变化进行应对。为了应对需求的变化,在通过正式变更控制程序并经双方同意的情况下,合同文件本身必须是可以拓展的。在变化发生的时候,应当首先系统地更新文件,而不是依赖于非正式的或口头的协议。

       4.8保持合同文件更新是一项重要的工作,但它不应该成为一一个负担。如果能确保合同足够灵活,可以在不用变更合同文件的情况下改变需求和定价机制(在协定的范围内),那么就可以减少需要投入到合同文件工作中的精力。

       4.9应该制定相应的程序来保持合同文件更新,并且确保与合同有关的所有文件(和文件版本)都是一致的,或是经合同双方互相同意的。对于较大的或复杂的合同,或者涉及许多服务水平协议的场合,正式的文件管理程序至关重要。

       4.10应用 文件管理(Document Management)的原则包括:

       ●明确与合同有关的所有文件(包括合同文件、规格、KPI、 进度计划,SLA、程序手册、道德准则、CSR政策等)。

       ●实施变更控制程序, 并且确保未经适当的审批不得变更。

       ●记录所有文件的状态 (当前的或历史的、过程的或最终的、审批过的或待审批的等)。

       ●保证文件和文件版本的一致性。

       4.11尤其重要的是, 合同签定后的需求变动或需求增加应该得到谨慎的控制。

       例如,在许多情况下,产品或服务订单仅仅是通过合同经理提交的。在其他情况下,特别是在预算和采购转移到各部门的情况下,业务经理可能有权在规定的预算和技术约束范围内提交订单。我们需要正式的审批程序来确保只有那些经过商业论证的新需求被添加到合同中。

       4.12需求、程序或合同的变更可能会影响供应商绩效并增加成本。变更控制的规范和管理是合同行政管理的一个重要领域。变更控制程序应该包含在合同之中。对于变更控制过程中,合同双方各自的角色和职责,以及提出、评价、核算和审批变更要求的程序,必须有明确的界定。

       4.13尽管在特定的情形下(例如授权的预算容忍水平,在此范围内,合同经理不用寻求高级管理层的审批),存在某种可利用的、授权的或缩短的桂序,但是应该有一一个唯- -的变 更控制程序来处理所有变更。这种程序应具有处理意外变动的灵活性(例如额外的、紧急的需求,或者为了给处于现金流困难的供应商提供支持而达成的分期付款协议)。
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