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采购与供应中的合同与关系管理_合同与沟通结构

来源: 互联网 发布时间: 2019-09-24 10:31
合同与沟通结构

       2.4出于合同管理 的目的,对采购组织及其供应商之间的联络进行分配和安排的方式多种多样。首先问及的一个问题是:在采购组织和供应组织之间,应该有多少联络点或“接触点”。

       ●当一个买家想与供应商联络的时候,他是否有一一个与之打交道的对口联络人(例如- -位客户经理),或者-一个服务于不同目的的不同联络人的通讯录。

       ●在有关的接触点上,采购组织中是合还有其他人(例如用户部门、财务部门、进货部门)也在与供应商联络,或者是否所有联络都是么。采购员、采购经理或合同经理(买方与客户经理相当的角色)完成的。

       ●合同管理主要是一个采购岗位,还是一个非采购岗位。

       2.5一般情况下,协调或集中所有联络是有益的。单点联络方法(SPOC)且指供应商任命-一个指派的供应商一方的合同经理或客户经理作为与客户的唯一-沟通接口,同时,有一个对应的、买方任命的采购员、合同经理或供应商经理作为“看门人”,控制与供应商组织的所有交易。这有某些优点,尤其是对于相对小型、集中的运营模式来说更是如此。

       ●人们清楚他们的联络人是谁。

       ●在“一站式购物”服务水平中(而不是从一个部门转移到另一个部门)可以增加价值。

       ●降低了由不同联络人发布的需求或信息出现不一 致或彼此冲突的可能性。

       ●提高了合同和关系管理的责任感和责任制。

       ●与同一个人的重复联络,可以使我们随着时间推移建立起友好融洽和信任的关系,以此作为深化关系的基础。

       2.6实际上, 在更广泛的供应商关系管理背景下,“联络人”可能执行了一系列不同的角色:产品和服务开发中的供应商早期参与;合同谈判;绩效监督与管理;特殊交付或付款催交;问题解决和争议解决;获取反馈并绍出反馈;商业人脉;关系发展和伙伴关系:等等。这些联络中有些涉及不同的职能、商业单元或运营场所,仅通过一个唯一的联络点来发送所有信息,服务于所有目的,可能是效率低下的。随着市场、组织、供应链和产品与服务的复杂度日益加大,SPOC 方法变得越来越困难。

       2.7有一种替代的方式,即经由多点联络的分散式联络,这种方式有下列优点:

       ●供应离关系有着多种多样的输入, 各有其不同的目的、不同的专门知识层次(这样,供应商可以根据产生的问题,与不同的人士对话,例如商品专家、设计师或工程师、质量经理、物流或库存经理、法律或合同专家或财务人员)。

       ●当单联络点超负荷的时候,避免了沟通“瓶颈”。

       ●在关系、知识和服务方面有更好的连续性,不会因为一一个联络点离开或不可用而受影响。

       2.8坎农(《采购政策、战略和程序》,2005)提出,不同职能在合同管理活动中都有责任。

       ●法律和财务专业人员提供合同签订与合规性方面的技术性建议。

       ●财务或核算职能分析成本、管理预算,处理发票和付款。

       ●内部客户或用户职能与供应商联系处理运营问题,例如交付进度计划和质量管理。

       ●采购部门涉及商务决策、谈判和签约、合同解释、合同绩效与供应商关系管理。

       2.9 产生合同管理“联络点”的其他业务过程包括:

       ●业务评审。关键供应商受邀参加业务评审会议,既为了提高沟通的质量,也为了帮助供应商制订未来计划。

       ●指导委员会。 关键供应商受邀参与公司供应链发展指导委员会。这里的目标是利用供应商的技术专长,,通过引入外部输入达到平衡,并且促进供应商对变更管理和持续改进倡议的支持。

       ●绩效测量指标设计。通过请供应商参与,在其形成过程中对“供应商的声音”给予应有的关注。买方努力实现双向的绩效哲学以获得供应商的支持。

       ●多职能协作。供应商参与,既可以通过正式团队成员身份,也可以通过不那么正式的支持与参与,借助团队与关键供应商之间更高质量的信息交换,有可能实现更高的团队有效性。

       ●新产品开发。供应商早期参与(ESI)是一-种客户-供应商接口技术,其中,供应商的知识与技术被结合到公司的新产品设计中。ESI的目标是第一次做正确,缩短产品面世时间,降低项目的成本。

       2.10为 了最好地利用这两种方法,并且使每种方法的缺点最小化,最优的做法可能是经协调的分散式。换而言之,你可以建立多个联络点和沟通渠道,但要确保通过建立有效的跨职能信息共享和关系管理体系,跨多个联络点和沟通渠道发送的信息是一致的和连贯的,例如通过跨职能采购团队、跨组织新产品开发团队和项目指导委员会,以及数据库信息管理系统。


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